POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ — OKIFF

Date d'entrée en vigueur : 24 octobre 2026

Entité opérante: 9453-7313 Québec inc. faisant affaire sous le nom de “Okiff” (“Okiff”, “Société”, “nous”, “notre”)

Applications et interfaces prises en charge: Plateforme Web, extension Okiff Google Chrome et application mobile Okiff.

Siège social: Montréal, Québec, Canada

Législation applicable: Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (CQLR c. P-39.1, tel que modifié par la Loi 25); Charte de la langue française (CQLR c. C-11).

1. Champ linguistique et accès prioritaire au français

Conformément à la Charte de la langue française (telle que modifiée par le projet de loi 96), cette Politique de confidentialité est disponible en français (Politique de confidentialité) dans des conditions au moins aussi favorables en qualité, affichage et accessibilité que cette version anglaise. Si vous consultez cette politique en anglais, vous reconnaissez que la version française a été mise à votre disposition avant ou simultanément avec cette version.

Les parties confirment leur volonté expresse que la présente politique ainsi que tout document s'y rattachant soient rédigés en langue anglaise après avoir eu un accès complet et préalable à la version française correspondante.

2. Personne responsable de la protection des renseignements personnels (Agent de la confidentialité)

Conformément à l'article 3.2 de la Loi sur le secteur privé du Québec (Loi 25), 9453-7313 Québec inc. a désigné une Personne responsable de la protection des renseignements personnels (Agent de la confidentialité) :

• Titre: Personne responsable de la protection des renseignements personnels / Agent de la confidentialité

• Entité: 9453-7313 Québec inc.

• Email: [email protected]

• Adresse postale:

  • À l'attention: Responsable de la confidentialité

  • 9453-7313 Québec inc. (Okiff)

  • Montréal, Québec, Canada

Le Responsable de la confidentialité est directement responsable de la supervision de la conformité organisationnelle à la Loi 25, de l'approbation des évaluations d'impact sur la vie privée (EIVP), du traitement des demandes de renseignements et des demandes de droits individuels, et de la coordination des réponses aux incidents avec la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI).

3. Collecte d'informations personnelles

Nous appliquons des principes stricts de minimisation des données et de proportionnalité. Nous ne collectons que les informations personnelles nécessaires pour livrer, facturer, sécuriser et faire fonctionner la plateforme Okiff, l'extension Google Chrome, l'application mobile et les services intégrés.

Note sur les mineurs: Okiff ne collecte ni ne sollicite sciemment des informations personnelles auprès d'individus de moins de quatorze (14) ans sans le consentement vérifiable d'un parent ou tuteur.

4. Confidentialité par défaut & Technologies de suivi

Conformément à l'article 9.1 de la Loi 25, Okiff fonctionne selon une norme stricte de « Confidentialité par défaut » :

• Pas de suivi préactivé: Toutes les télémétries non essentielles, le profilage de performance et les outils d'analyse restent désactivés par défaut.

• Opt-In granulaire: Les technologies de suivi, de localisation ou de profilage ne s'activeront que si vous fournissez un consentement affirmatif, non groupé, via notre interface de gestion du consentement.

• Cookies essentiels: Nous ne définissons que les cookies de session strictement nécessaires requis pour l'authentification, les jetons de sécurité CSRF et la distribution de charge en périphérie. Ceux-ci ne nécessitent pas de consentement opt-in en vertu de la Loi 25.

5. Prise de décision automatisée & Transparence

En vertu de l'article 12.1 de la Loi 25, si Okiff s'appuie sur un traitement automatisé ou une évaluation algorithmique (y compris des modèles d'apprentissage automatique) pour prendre des décisions qui vous affectent de manière significative (par exemple, blocage automatisé de la fraude, suspension de locataires suspects ou vérifications de crédit dynamiques) :

1. Vous serez informé avant ou au moment où la décision automatisée est rendue.

2. Vous avez le droit statutaire de demander :

   • Les informations personnelles utilisées pour prendre la décision ;

   • Les principaux facteurs, critères et paramètres qui ont produit le résultat ;

   • Un examen manuel par un membre qualifié de l'équipe humaine ayant l'autorité de modifier ou d'annuler la décision.

Pour demander une explication ou un examen de la décision automatisée, contactez [email protected].

6. Sous-traitants et Transferts de Données Transfrontaliers (Section 17 PIA)

Okiff privilégie l'infrastructure de pointe souveraine du Québec. Cependant, lorsque l'infrastructure cloud ou les fournisseurs de services spécialisés traitent des données personnelles en dehors du Québec, nous nous conformons strictement à la Section 17 de l'ARPPIPS :

• Évaluation d'Impact sur la Vie Privée (PIA) Obligatoire : Avant de transférer des informations personnelles en dehors du Québec, Okiff effectue une PIA formelle évaluant :

  1. La sensibilité et la proportionnalité des données transférées ;

  2. Le régime juridique du pays/État destinataire (y compris l'exposition aux lois d'accès étrangères telles que la loi CLOUD des États-Unis ou la FISA 702) ;

  3. Les garanties contractuelles et les cadres de cryptage appliqués au pipeline.

• Garanties Contractuelles : Tous les fournisseurs externes et sous-traitants doivent exécuter des Accords de Traitement de Données écrits garantissant la confidentialité, une notification stricte des violations dans les 48 heures, et des mesures de sécurité comparables aux normes du Québec.

• Intégrations sur site et SaaS publiques: Lorsque notre extension Google Chrome ou notre application mobile interagit avec des systèmes sur site connectés ou des applications SaaS publiques tierces, Keycloak gère l'authentification en utilisant des jetons chiffrés et à durée de vie courte pour garantir la sécurité des données entre systèmes et la conformité aux réglementations applicables en matière de protection des données.

7. Conservation des Données, Destruction et Anonymisation

• Cycle de Conservation: Nous conservons les informations personnelles uniquement aussi longtemps que nécessaire pour remplir les objectifs spécifiques pour lesquels elles ont été collectées ou pour satisfaire aux obligations fiscales et légales statutaires.

• Anonymisation Conforme: Lorsque les objectifs de conservation sont atteints, 9453-7313 Québec inc. détruira définitivement les données ou les anonymisera en stricte conformité avec l'article 23 de l'ARPPIPS et le Règlement de 2024 concernant l'anonymisation des informations personnelles. Les données sont considérées comme anonymisées uniquement après avoir subi une analyse de risque en 8 étapes garantissant que le risque de ré-identification est pratiquement inexistant (analyzing individualization, correlation, and inference risks).

8. Incidents de Confidentialité & Notification de Violation

Conformément aux articles 3.5 à 3.8 de la Loi 25 et au Règlement concernant les incidents de confidentialité :

• Atténuation Immédiate: Dès la détection de tout accès non autorisé, perte ou divulgation d'informations personnelles, Okiff prend des mesures raisonnables immédiates pour contenir la violation et réduire les blessures potentielles.

• Rapport Obligatoire de 72 Heures: Si un incident présente un Risque de Blessure Grave (ROSI) pour les personnes concernées, Okiff notifiera immédiatement les deux :

  1. La Commission d’accès à l’information du Québec (CAI) ;

  2. Tous les sujets de données concernés.

• Registre des Violations: Okiff maintient un registre interne détaillé des incidents de confidentialité documentant tous les incidents (quelle que soit leur gravité) pendant un minimum de cinq (5) ans, disponible pour inspection par la CAI sur demande.

9. Vos Droits Statutaires en Matière de Confidentialité

En vertu de la Loi 25, les individus résidant au Québec détiennent les droits non négociables suivants concernant leurs informations personnelles :

1. Droit à l'Information & à l'Accès: Vous pouvez demander confirmation de si nous détenons des informations personnelles vous concernant et obtenir une copie de ces données.

2. Droit à la Rectification: Vous pouvez demander la correction d'informations personnelles inexactes, incomplètes ou obsolètes.

3. Droit à l'effacement (Désindexation): Vous pouvez demander qu'Okiff supprime vos données personnelles lorsque le but de la collecte est terminé ou si le traitement viole la loi.

4. Droit à la portabilité des données: Vous avez le droit légal de recevoir une copie de vos données personnelles informatisées dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou de demander qu'Okiff les transmette directement à un tiers autorisé.

5. Droit de retirer le consentement: Vous pouvez retirer votre consentement au traitement des données ou aux utilisations secondaires à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles.

Délai de réponse: Nous répondrons à toutes les demandes de droits statutaires vérifiées dans les trente (30) jours suivant leur réception, comme l'exige la loi du Québec.

10. Surveillance réglementaire et recours

Si vous n'êtes pas satisfait de notre gestion de vos informations personnelles ou de notre réponse à une demande de droits, vous avez le droit de déposer une plainte formelle auprès de l'autorité de surveillance indépendante du Québec :

Commission d’accès à l’information du Québec (CAI)

Bureau 1.10, 900, boulevard René-Lévesque Est

Québec (Québec) G1R 6C9

Site web : www.cai.gouv.qc.ca

Sans frais : 1-888-528-7741

11. Modifications de cette politique

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de confidentialité pour refléter les réalités techniques, légales et opérationnelles en évolution. Toute modification matérielle sera annoncée par avis sur la plateforme ou par e-mail direct trente (30) jours avant l'entrée en vigueur des changements, avec la version révisée publiée sur notre site web avec sa nouvelle date d'entrée en vigueur.